Lotus Workflow Architect предоставляет интуитивно понятный графический интерфейс с использованием функции перетаскивания мышью, благодаря чему проектировщики систем могут определить логическую схему процесса документооборота, его участников и правила, регулирующие участие в документообороте – без программирования. За счет того, что весь процесс документооборота представляется в одном окне, разработчики могут просто и легко настраивать или изменять любые аспекты процесса. Architect может автоматически активизировать определения процесса для Lotus Workflow Engine и содержит функцию отладки процесса для заблаговременной проверки того, что заданная логика процесса полна и не содержит ошибок.
Lotus Workflow Engine включает пять баз данных Domino, которые реализуют и хранят логику процессов, организационную информацию, связанные с процессами информационные объекты, экземпляры документооборота, контрольные журналы и архивы. Workflow Engine позволяет разработчикам сохранять и повторно использовать логику процесса и его компоненты, задействуя для этого объектные службы и инструменты разработки Notes и Domino, в том числе Domino Designer. Хорошо знакомые службы администрирования и управления Notes и Domino облегчают разработку приложений на основе Lotus Workflow Engine. Основу этого механизма составляют три базы данных Domino:
База данных определения процессов (Process Definition Database) – в ней хранятся этапы процесса, их последовательность, правила перехода и ветвления
База данных организационного каталога (Organization Directory Database) дает возможность определять, группировать и распределять участников и ресурсы документооборота
База данных приложения (Application Database) содержит заранее определенные компоновочные блоки приложения и связи с информационными объектами, с которыми участники документооборота взаимодействуют в ходе работы
Lotus Workflow Viewer позволяет участникам просматривать состояние и контекст различных этапов в процессе документооборота.
