Спасибо большое за ответы, но наши пользователи не хотят другие инструменты кроме MS Word.
в такой постановке - домина как сторадж, причем очень ограниченный...
может начинать перестраивать процесс?
Внедрял (давно) "управление" контрактами, т.е. была куча вордятины, кот. пересылали по почте.
Создал БД, где разделил на шаблоны ворд документов, кот. приложены к шаблонам договоров (кои являются нотес доками, с набором подчиненных доков-полей)
Юзеры заполняют только нотес документы, нотсуятина подтягивает соответ ворд и заполняет "нужные" места
совокупность, полученную из шаблона, назвали пакетом документов (контракт, допники...)
Т.о.:
- прекратилась бестолковая пересылка кучи версий шаблонов ворда
- неуправляемое заполнение (ошибочных вариантов)
- управление "шаблонами" осущ. отдельно от их заполнения (т.е. поделена область ответственности)
- возможность заполнить данными другой шаблон, без необходимости ручного труда (просто кнопка - сформировать)
- клонирование пакетов (например - смена юр-длица)
- возможность поиска данных
- разделение прав и делегирование (передача клиентов от одного ответственного - другому)
- ...
там много еще всего
Боролся долго (сэлзы кричали что им неудобно)
Сейчас - люди не мыслят себе работы без системы (цена ошибки велика, экономия времени ощутима)
С подобной системой и др. департамент стал работать, на оформление контрактов времени стало уходить раз в 10-ть меньше
Все это к тому - чтобы рассмотреть схему взаимодействия и проработать "нормальный" документооборот, в рамках задачи и не идти на поводу у бестолковых пользователей
и да - обязательно подключить административный ресурс