итаг
открываем справку и читаем Readers Authors fileds - там все достаточно хорошо описано.
в кратце, поле типа Readers влияет на видимость документа. если пользователь не перечислен в поле Readers, то независимо (!!!) от уровня его доступа (хоть Manager) он этот документ не увидит!
поле типа Authors ограничивает право изменять документ для пользователей с уровнем доступа Author (!!!)
т.е. если надо чтобы у пользователей была возможность одни документы видеть, другие нет, то достаточно Readers полей.
т.к. уровень доступа у них выше автора, т.е. Editor, то поля Authors для данной задачи не обязательны.
внимание! для безопасности, если для ограничения видимости используются поля Readers, то нужно следить, чтобы хотя бы в одном из Readers-полей была какая-либо роль (обычно типа Admin), чтобы не потерять возможность управлять такими документами!
но, если все-таки потеряли, то в Notes Admin версии 6 и выше есть возможность использовать режим Full Access Administrator