У нас было аналогичное решение, как только начали писать свою СЭД в 99-м. Устарело оно в уже 2001-м. В 2002-м заменили на запросную систему - распределённая работа поддерживается в полном объёме. На данный момент решений, построенных на запросной системе, уже далеко не одно.
Некоторые из наших причин, почему мы ушли от такого решения - куча ненужных документов, влияющих на скорость БД, влияющих на db.Search, репликацию (Authors/Readers-поля для персональных копий) и т.д., ненужные алгоритмы слияния и усложнения с этим связанные, анализ множества документов при разборе тех.специалистами, вместо анализа одного и т.д., и т.п.
По сути "персональная копия" нужна для временного сохранения где-то каких-то данных (если документ не смог быть заблокирован, и данные не добавились напрямую), чтобы потом перенести их в основной документ. Никакого смысла делать это в основной БД нет. Причём, при запросной системе схлопывание всех изменений, накопленных с предыдущей отработки, может происходить за одно сохранение основного документа (в одну "транзакцию"), что сильно уменьшает фрагментированность БД, соответственно повышая её скорость.
Есть и другие решения, где к документу при отправке единожды раздаются доступы, а отметки хранятся в отдельной БД, и схлопывание инфы по документу происходит единожды, в момент архивирования. Это решение похуже (нужно дополнительно вычитывать отметки), но позволяет делать отметки по документу тысячами, т.е. подходит для крупных компаний.
, как пример: