ключ или имя для группы (groupName) - текстовое поле, которое должно хранить уникальное (неповторяющееся) имя группы.
делаешь вид, в котором первая колонка сортирована и отображает это поле (groupName).
таким образом получаешь таблицу, по которой можно однозначно найти группу с именем "Пупкины", если такая была создана, с помощью функции @dblookup() либо notesView.getDocumentByKey()
поле, содержащее членов группы (groupMembers)
твое "письмо" - простейший workflow. каждое письмо - документ, который имеет, например, три статуса:
так вот надобно чтоб юзер которий инициирует заявку при виборке получателя видел только людей из групиА,
далее пользователь из групиА когда отправляет письмо видел пользователей из групиБ и Autor
ну и пользователи групиБ видели только Autor
так вот, этот статус можно выделить в каком-то поле в "письме", например, поле Status принимает значения:
Status1 - когда "юзер которий инициирует заявку", попросту говоря, новое "письмо" имеет Status = "Status1"
Status2 - когда "далее пользователь из групиА когда отправляет письмо", т.е. когда юзер, который инициировал "письмо", сказал "отправить", то в поле Status мы записываем "Status2", сохраняем документ, и наше "письмо" уже в статусе Status2, или отправлено инициатором
Status3 - когда адресат получает "письмо" и перенаправляет его на кого-то из группыБ
далее, мы можем сделать кнопку на форме "письма", которая будет отображать список имен для выбора адресата.
в этот список попадут люди по принципу:
- если Status = "Status1", то находим членов группы "ГруппаА", т.е. выполняем поиск по виду, который создали ранее для поиска групп, ключем для поиска берем "ГруппаА", т.е. имя группы, и достаем оттуда значение поля groupMembers;
- если Status = "Status2", то находим членов группы "ГруппаБ" + Инициатор (а его мы записали при создании, например в поле InitiatorName);
- если Status = "Status3", то Инициатор
т.е. мы описали бизнес-процесс для нашего workflow, выделили статусы документа "письмо", и в зависимости от статуса дали пользователям приложения определенные возможности...